Stopp å starte, start å fullføre

Arbeidslivet endrer seg fortere enn organisasjonene rekker å følge med, og de fleste svarer med mer kontroll. Det som faktisk skaper tilpasningsevne, er det motsatte: at arbeidet får flyte, at folk samarbeider på tvers, og at de lærer mens de går. Denne serien handler om de små forskjellene som avgjør om en organisasjon fortsetter å bli bedre, eller stopper opp i det den finner noe som funker. Dette er den andre av åtte deler.

Det finnes en velmenende lederrefleks som arbeider mot det den vil oppnå: å sørge for at alle er opptatt. Hele teamet skal ha noe å gjøre, ingen skal gå på tomgang. Det føles ansvarlig. Men det å holde hver enkelt person hundre prosent utnyttet er ikke det samme som å få arbeidet gjennom.

For når ingen har slakk, skjer det noe umerkelig. For ikke å fremstå som den uten noe å gjøre, begynner folk på nye ting i stedet for å gjøre ferdig det de holder på med, lære seg noe nytt, eller stoppe opp og tenke gjennom det som allerede er gjort. Og valg som tas uten et øyeblikks ettertanke, blir mindre gjennomtenkte. Uten rom for refleksjon blir det lite nyanse, og enda mindre nyskaping.

Det blir verre når et ivrig forretningsområde fyller teamenes backlogger med arbeid. Da mangler det som regel to ting: et koordinerende ledd, og en forståelse for hva alt det igangsatte faktisk gjør. For jo mer som er i arbeid samtidig, desto tregere går hver enkelt ting. Det er ikke synsing, det følger av Littles lov: jo mer du har gående på én gang, desto lengre tid tar det å bli ferdig med noe som helst.

Vi så det tydelig i et team vi en gang jobbet med. Noen titalls teknologer og testere skulle betjene flere hundre interne bestillere, og hver av dem kunne be om å få akkurat sitt prioritert. Hver uke kom ønskene fra alle kanter, og teamet holdt så vidt hodet over vannet. De leverte nok til å holde folk rimelig fornøyde, men det lå noe nesten apatisk over det hele, og ingen rakk å spørre om det de laget var det riktige.

Så vi stengte snarveiene inn. Alle måtte sende inn en ordentlig beskrivelse av det de ville ha, og fikk en kølapp, lik behandling for alle. Noen ble misfornøyde til å begynne med. Men da inntaket ble strupet, viste mye av etterspørselen seg å ikke være ekte. Noe ble løst på andre måter mens det lå og ventet. Noe skulle aldri vært bestilt. For første gang fikk vi et sant bilde av hva teamet egentlig brukte tiden på, hvem som bestilte, og hvem som trengte hjelp til å bestille bedre.

Det er derfor «stopp å starte, start å fullføre» er mer enn en fyndig setning. Å levere skaper forutsigbarhet. Forutsigbarhet skaper en god takt mellom teamene, og ikke minst fornøyde kunder. Brannslukking kjennes raskt, men er det sjelden. Ofte er det det motsatte, og det sliter ut nettopp de folkene du minst har råd til å miste.

Det positive er at problemet er synlig hvis du ser etter. Bare det å spørre et team hva som hindrer dem, gjør dem bevisste på det. Når et team bruker all tid på å kjempe med backloggen, koordineres det dårlig. Når ingen står og diskuterer ved kaffemaskinen, når det aldri er tid til en demo eller til å utveksle det man har lært, er det noe galt. Team må trenes i å se sine egne flaskehalser. Og de må trenes i å stå i dem til de er håndtert, i stedet for å gå utenom problemet og videre til neste sak.

Det vanskeligste med å stoppe å starte, er å si nei til å begynne på noe nytt. Og det betyr å ta ansvar for hva man faktisk setter i gang. Noen ganger er flommen av oppgaver dårlig koordinering utenfra. Andre ganger er det teamets eget svake valg av hva de griper fatt i. Uansett må teamet bli bevisst valgene sine, få hjelp til å koordinere på tvers, og kunne si fra åpent og med tillit når ting kolliderer.

Og her ligger grunnen til at flyt kommer først. Et team i konstant brannslukking rekker aldri å reflektere, lære eller endre seg. Flyt er ikke bare å levere raskere, det er roen og rytmen som gjør samarbeid og læring mulig.

Det handler altså ikke om å gjøre mer. Det handler om å gjøre ferdig. Et team som alltid starter, rekker aldri å bli bedre. Et team som fullfører, får tid til alt det andre.

Neste i serien kommer neste uke (34): “Det skjer med folk, ikke til dem”.