Psykologisk trygghet i team - Del 6: En god tilbakemeldingskultur

Det å kunne gi gode tilbakemeldinger er en viktig del av livet på så mange måter. Man har mange roller i hverdagen. Uansett om du er leder, kollega, kjæreste, forelder eller familiemedlem, er det helt essensielt å kunne gi både kritikk og skryt på en god måte.

Det enkleste er å gå gjennom livet uten å bry seg så mye om å gi tilbakemeldinger. Problemet er bare at det å ikke gi tilbakemeldinger er å fortelle den andre personen at du ikke bryr deg om det de gjør. Selv om det ikke er slik du mener det, så er det lett for at det er slik det blir oppfattet. 

Dessverre er det også slik at det kan være utrolig vanskelig å gi gode tilbakemeldinger. Selv finner vi det lettere å gi folk skryt enn kritikk. Men også på dette området har vi måttet jobbe med oss selv. Vi fant etter hvert ut at “du er flink” ikke er en god tilbakemelding. Hvordan du gir en positiv tilbakemelding har faktisk ganske stor betydning for hvordan mottakeren tar den med seg videre. 

Studier som er gjennomført på barn viser at måten man gir komplimenter på, betyr mye. Komplimenter som “du er flink” kan ha en motsatt effekt enn det man ønsker. Det viser seg at barn som får slike komplimenter fort blir defensive og ikke tør å utfordre seg selv. 

Komplimenter som fokuserer på innsatsen viser seg å ha en mer motiverende effekt. Komplimenter som “du må ha jobbet hardt for å få til dette” eller “så godt du har jobbet”. Barna har en tendens til å tørre å ta på seg større og vanskeligere oppgaver. Kanskje denne studien er relevant for voksne også?

Mange synes det er vanskelig å gi kritikk. Og fordi det man gruer seg til å ta det opp, lar man det vokse seg stort og farlig. Det gjør det hele enda vanskeligere. I tillegg er det ofte slik at den du ønsker å gi kritikk ikke forstår at vedkommende gjør noe galt. Derfor er det viktig at man tar opp ting mens det enda er ferskt.

Det vi synes er vanskelig med å gi kritikk er at vi vet at vi ikke alltid har rett. Å buse ut med kritikken min ville derfor vært ganske uintelligent. Ofte trenger vi å sove på det, og prøve å analysere litt før vi tar det opp. Og når vi så tar det opp liker vi ikke å være for konfronterende. Det kan fremdeles hende vi tar feil. Derfor prøver vi å få i gang en samtale mer enn å gi noen korreks.

Det finnes to etablerte og velprøvde metoder for å gi tilbakemeldinger, COIN og COILED. Dette to strukturerte tilnærminger for å gi tilbakemeldinger på en klar og effektiv måte. COIN-modellen består av fire trinn: forbindelse, observasjon, innvirkning og neste steg. 

Altså: 

• Følelsen dette vekker i deg.

• Oppførselen som har vekket denne følelsen.

• Hva du tror konsekvensene kan være.

• Etterfulgt av en samtale om hvordan dette kan løses

Denne fremgangsmåten likte vi veldig godt. Man kan formulere tilbakemeldingen lite konfronterende, men likevel meget nøyaktig. Ved å ta utgangspunktet i din egen følelse tar man høyde for at man kan ta feil. Det samme ved å kun tro noe om hva konsekvensen kan bli. Det beste er at det fungerer både for skryt og kritikk!

Her er et eksempel på skryt:

“Jeg er så glad for at du tar initiativ til disse vennetreffene våre. Det gjør det så enkelt for oss å treffes. Det er din fortjeneste at vi fremdeles er en god vennegjeng og at barna våre også har blitt så godt kjent med hverandre”.

Eksempel på kritikk:

“Jeg ble så frustrert går, da du kom en halv time for sent til avtalen vår uten å si i fra. Jeg forstår at ting kan komme i veien, men når du ikke sier i fra sitter jeg der og føler at du har viktigere ting å gjøre og det blir ikke like kjekt å treffe deg som jeg hadde håpet på“.

COIN og COILED feedback-modellene er to andre strukturerte tilnærminger for å gi tilbakemeldinger på en klar og effektiv måte. COIN-modellen består av fire trinn: forbindelse, observasjon, innvirkning og neste steg. 

COILED-modellen utvider COIN-modellen ved å legge til tre ekstra trinn. Etter observasjon og innvirkning kommer lytting, der man behandler personen som mottar tilbakemeldingen med respekt og ber dem reflektere over situasjonen. Man lytter aktivt til deres perspektiv. Deretter går man over til å etablere en løsning ved å vurdere neste steg og identifisere en løsning. Det siste trinnet i prosessen er definitiv enighet, der man ber personen om å anerkjenne samtalen og neste steg.